PENGALIHAN AKSES ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOG (OPAC) UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PERTAHANAN RI

Otomasi perpustakaan adalah suatu proses pengelolaan perpustakaan dengan memanfaatkan teknologi informasi (TI). Pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan dan kualitas pelayanan pada pengguna (right information, right user dan right now), berhubungan dengan peran maupun fungsi perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian, penyebaran informasi ilmu pengetahuan serta kebudayaan yang berkembang seiring dengan kebutuhan manusia akan informasi.

 

Setiap program yang dilaksanakan tentunya memiliki tujuan agar dapat diterapkan, begitu juga dengan program otomasi perpustakaan yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Universitas Pertahanan RI. Adapun tujuan adanya program otomasi perpustakaan diantaranya adalah memudahkan integrasi kegiatan-kegiatan layanan yang diselenggarakan di perpustakaan, memudahkan kerjasama jaringan perpustakaan, mencegah terjadinya duplikasi kegiatan pekerjaan di perpustakaan, menghindari pekerjaan yang bersifat pengulangan, memberikan akses keterjangkauan perpustakaan yang luas, dan meningkatkan efisiensi kerja.

 

Program otomasi perpustakaan secara signifikan membantu pekerjaan pustakawan dalam penyelenggaraan pelayanan perpustakaan kepada civitas akademika UPT Universitas Pertahanan RI. Beberapa manfaat yang dirasakan diantaranya adalah memudahkan dalam pembuatan katalog buku perpustakaan, memudahkan penyelenggaraan layanan sirkulasi, memudahkan pemustaka dalam proses penelusuran informasi, mengemat waktu, mampu meningkatkan layanan secara efektif, memudahkan dalam pembuatan laporan, dan memudahkan dalam pengelolaan dan pengadministrasian koleksi bahan pustaka yang dimiliki.

 

Salah satu program otomasi perpustakaan yang terkenal adalah Senayan Library Management System (SLiMS). SLiMS merupakan perangkat lunak sumber terbuka yang didesain untuk memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar. Fitur yang lengkap dan masih terus aktif dikembangkan mendukung SLiMS dapat digunakan oleh perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf yang banyak, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun internet. Saat ini SLiMS merupakan salah satu sistem otomasi perpustakaan yang paling banyak digunakan di Indonesia. SLiMS juga telah digunakan oleh banyak perpustakaan di luar negeri, bahkan menjadi sistem otomasi perpustakaan yang resmi direkomendasikan di beberapa negara.

 

Sistem otomasi perpustakaan yang dimiliki UPT Perpustakaan Universitas Pertahanan RI menggunakan program open source Senayan Library Management System (SLiMS) Versi 9 (Codename Bulian). Informasi tentang seluruh koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Unhan RI dapat diakses melalui katalog online perpustakaan http://opac.lib.idu.ac.id/library_unhan/index.php. Pada laman ini menampilkan daftar koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan seperti buku-buku umum dan buku-buku di bidang pertahanan, referensi, kamus, jurnal tercetak, majalah, tesis, disertasi, dan lain sebagainya.

 

Namun, saat ini server UPT Perpustakaan Unhan RI mengalami gangguan dan sedang dilakukan perawatan atau maintenance server. Sebagai upaya memenuhi kebutuhan informasi pemustaka selama perawatan server yang terkendala, UPT Perpustakaan Unhan RI menyediakan link sementara untuk mengakses katalog online koleksi bahan pustaka melalui link http://unhan.digilib.web.id/index.php. Meskipun hanya bersifat sementara, namun fungsi dan kelengkapan fitur masih sama dengan link aktif sebelumnya. Pemberlakuan link sementara untuk mengakses katalog koleksi bahan pustaka berlaku sampai adanya pengumuman lebih lanjut.

 

 

 

Gambar 1. Tampilan Beranda Online Public Access Catalog (OPAC) UPT Perpustakaan Unhan RI

 

 

Gambar 2. Sepuluh Kelas Utama Koleksi Bahan Pustaka pada Online Public Access Catalog (OPAC) UPT Perpustakaan Unhan RI

 

Pada tampilan Beranda atau Home, OPAC UPT Perpustakaan Unhan RI menampilkan sepuluh kelas utama koleksi bahan pustaka yang dimiliki, beberapa diantaranya adalah:

 

  1. 000-099 (Komputer, Infomrasi dan Karya Umum)
  2. 100-199 (Filsafat dan Psikologi)
  3. 200-299 (Agama)
  4. 300-399 (Ilmu Pengetahuan Sosial)
  5. 400-499 (Bahasa)
  6. 500-599 (Sains)
  7. 600-699 (Teknologi)
  8. 700-799 (Kesenian)
  9. 800-899 (Sastra)
  10. 900-999 (Geografi dan Sejarah)

 

Dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, Perpustakaan perguruan tinggi mempunyai fungsi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Sehingga perpustakaan perguruan tinggi sering disebut sebagai “jantung universitas” sebagai penunjang informasi di perguruan tinggi. Online Public Acces Catalog (OPAC) adalah sebuah sistem yang digunakan oleh perpustakaan sebagai alat bantu bagi semua pengguna atau user dalam melakukan katalog koleksi perpustakaan.

 

Keistimewaan OPAC adalah para pemustaka dapat mengakses katalog dari tempat manapun dan kapan saja. Selain itu, OPAC memberi kemudahan bagi penguna dalam memakainya maupun menyediakan keakuratan dalam menghadirkan data,dapat diakses oleh beberapa orang sekaligus pada saat yang sama, dan memberikan keleluasaan pada pengakses untuk memilih tajuk entri, pengarang, judul, subyek, atau penerbit menggunakan logika boolean.

 

OPAC sangat menunjang kegiatan pelayanan di perpustakaan karena bisa mengurangi beban biaya dan waktu yang telah diperlukan dengan mudah oleh semua pemustaka. Dengan demikian bisa memberikan kemudahan bagi pemustaka dalam mencari kebutuhan informasi, dan mengurangi biaya atau beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat juga meningkatkan dan meringankan efisiensi tenaga kerja. Bisa juga mempercepat pencarian informasi yang bisa juga melayani kebutuhan informasi pemustaka dalam jangkauan yang lebih luas. Apabila kriteria pelayanan berkualitas tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, maka semua pelayanan perpustakaan akan bisa memberikan kepuasan bagi pustakawan.

 

Peminjaman buku dengan program otomasi perpustakaan adalah salah satu fitur yang diandalkan dari sistem perpustakaan saat ini. Dengan adanya program otomasi, peminjaman buku dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Ada beragam layanan yang diberikan kepada pemustaka mengenai penggunaan OPAC Perpustakaan Unhan RI, yaitu pencarian sederhana (basic search), pencarian lanjutan (pencarian spesifik), dan area anggota. Layanan-layanan ini tentunya akan terus mengalami perkembangan dan update sesuai dengan tingkat kebutuhan di lingkungan civitas akademika Unhan RI. Berikut penjelasan layanan-layanan tersebut.

 

 

 

 

Gambar 3. Tampilan pencarian biasa atau basic search UPT Perpustakaan Unhan RI

 

Pada akses pencarian biasa atau basic search dapat menggunakan kolom pencarian pada bagian kanan-atas halaman home OPAC UPT Perpustakaan Unhan RI. Pada kolom pencarian tersebut, pemustaka dapat mencari koleksi bahan pustaka berdasarkan judul, pengarang, maupun subjek.

 

 

Gambar 4. Sebagai contoh adalah pencarian sederhana dengan menggunakan kata kunci “perang dingin”. Hasil yang ditampilkan dengan kata kunci tersebut sebanyak 10 (sepuluh) judul koleksi bahan pustaka yang berkaitan dengan perang dingin.

 

 

 

 

Gambar 5. Tampilan Kolom Pencarian Spesifik atau Advanced Search Online Public Access Catalog (OPAC) UPT Perpustakaan Unhan RI

 

Pada akses Pencarian Spesifik atau Advanced Search dapat menggunakan kolom pencarian pada bagian kiri halaman home OPAC UPT Perpustakaan Unhan RI. Pada kolom pencarian tersebut, pemustaka dapat mencari koleksi bahan pustaka berdasarkan judul, pengarang, subjek, ISBN/ISSN, jenis bahan pustaka secara umum, tipe koleksi serta lokasi rak buku.

 

 

 

Gambar 6. Detail rekod catataan bibliografi yang terdapat pada OPAC.

 

Keterangan:

  1. Pop Up sampul buku
  2. Judul buku
  3. Penulis atau pengarang
  4. Abstrak dan resensi singkat tentang buku
  5. Nomor induk buku
  6. Nomor panggil atau call number yang dapat digunakan untuk mengetahui lokasi buku di dalam susunan rak.
  7. Lokasi buku dalam layanan yang terdapat di perpustakaan. (lokasi perpustakaan terdapat 3 tempat yaitu, Universitas Pertahanan Indonesia/Sentul, Perpustakaan Salemba, dan Perpustakaan Politeknik Pertahanan Belu)
  8. Status ketersediaan buku
  9. Informasi detail tentang fisik buku
  10. Jenis koleksi bahan pustaka selain text (misalnya PDF, Word, JPG, PNG, dan lainnya). Jenis lain tersebut termasuk dalam lampiran katalog
  11. Kolom komentar.

 

Nomor panggil atau call number dapat dibaca sebagai berikut:

 

940.55 KER c

940.55 >> nomor klasifikasi yang diperoleh melalui DDC

KER      >> 3 karakter/huruf pertama nama penulis buku

c           >> karakter/huruf pertama judul buku

 

 

 

 

 

Gambar 7. Tampilan laman login bagi pemustaka UPT Perpustakaan Unhan RI

Untuk dapat memasuki dashboard area anggota, pemustaka dapat login menggunakan ID Anggota berupa Nomor Induk Mahasiswa (NIM) dan Sandi Login “unhan”

 

 

 

 

Gambar 8. Tampilan dashboard area anggota setelah login menggunakan ID Anggota berupa Nomor Induk Mahasiswa (NIM) dan Sandi Login “unhan”. Pada laman dashboard ini memuat informasi penting terkait keanggotaan seperti:

 

  1. Detail data anggota
  2. Data peminjaman yang sedang berlangsung
  3. Data sejarah peminjaman
  4. Opsi mengganti password atau sandi login pengguna.

 

Area anggota adalah salah satu fitur yang tersedia di sistem otomasi Perpustakaan Universitas Pertahanan RI yang berfungsi agar pemustaka dapat mengakses masuk sistem otomasi. Adapun yang dapat di akses oleh pengguna dari area anggota adalah daftar pinjaman yang masih berlangsung dan sejarah peminjaman.